Outlook bietet zahlreiche Möglichkeiten zu kommunizieren. So kann man mit Outlook zum Beispiel telefonieren, oder aber auch SMS verschicken. Wer Outlook SMS nutzen will, hat im Wesentlichen zwei verschiedene Varianten zur Verfügung dies zu tun. Zum einen besteht die Möglichkeit Outlook SMS über eine Hardware zu nutzen. Zum anderen besteht aber auch die Möglichkeit Outlook SMS über Software-Gateways zu bedienen.
Um die Hardware-Variante von Outlook SMS nutzen zu können, benötigt man einen Anschluss, welcher ein kompatibles Mobiltelefon mit dem Rechner verbindet. Über das Kabel werden dann die Informationen übermittelt und der SMS-Versand getätigt. Der SMS-Versand erfolgt dann im Anschluss mit dem via Soft-Modem in Outlook. Zum SMS Versand mittels Outlook stellt der Outlook Erfinder Microsoft ein Microsoft Outlook SMS-Add-In kostenfrei zur Verfügung. Der Microsoft Outlook Add-In kann ganz einfach kostenfrei gedownloaded werden und bietet dem Nutzer zahlreiche Möglichkeiten. Der Microsoft Outlook Add-In kann nur unter bestimmten Bedingungen Verwendung finden. So muss für die Nutzung ein Mobiltelefon/PDA gegeben sein, welches über ein integriertes Modem mit einem Treiber in Verbindung steht.
Des Weiteren setzt die Nutzung von Outlook SMS auch ein Datenkabel voraus, welches vom PC zum Mobiltelefon gelegt werden muss. Auch muss man ggf. über einen entsprechenden Anbieter verfügen, welcher einen SMS-Gateway vom PC zum Handy herstellt, wenn man eine Verbindung ohne ein Übertragungskabel wünscht. Outlook 2007 bietet hierzu den Outlook Mobile Service an.